Printer keuzehulp: welke multifunctional past bij uw kantoor?
In vijf stappen van printvolume naar het juiste model.
Een multifunctional kiest u niet op de aanschafprijs, maar op vijf eigenschappen die samen bepalen of de machine over vier jaar nog past. Loop ze in deze volgorde af: elke stap maakt de volgende makkelijker. Aan het eind weet u welk type u zoekt en in welke categorie dat zit.
Wilt u de stappen liever samen doorlopen? Bel 085 760 0188, dan kijken we mee op uw tellerstanden.
Stap 1. Bepaal het formaat: A3 of A4
Dit is de duurste beslissing om achteraf terug te draaien, dus begin hier.
Kies A4 als u nooit groter print dan A4. Een A4 machine is compacter, stiller en zowel in aanschaf als in maandtermijn goedkoper. Kies A3 zodra u plattegronden, posters, spreadsheets op A3, A3-brochures of geniete boekjes maakt. A3 machines verwerken vaak ook SRA3 en bannerpapier, en hebben meer papiercapaciteit en meer afwerkingsopties.
Twijfelt u, kies dan A3. Het prijsverschil per maand is kleiner dan de kosten van een machine die na een jaar niet blijkt te volstaan.
Stap 2. Kleur of zwart-wit
Kleur kost zowel in de machine als per afdruk meer, omdat er vier tonersoorten in plaats van een aan te pas komen.
Print u minder dan ongeveer een op de tien pagina’s in kleur en gaat het dan om interne stukken, dan is een zwart-wit machine bijna altijd voordeliger. Gaat er wel kleur naar klanten, of maakt u presentaties, voorstellen en marketingmateriaal, dan wilt u een kleurenmachine.
Let op: een zwart-wit multifunctional van Konica Minolta scant wel in kleur. Voor het digitaliseren en archiveren van kleurendocumenten heeft u dus geen kleurenprinter nodig.
Stap 3. Meet uw printvolume
Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen en die de grootste invloed heeft op uw kosten. U hoeft niet te schatten: elke machine houdt het zelf bij.
Op het bedieningspaneel van vrijwel elke multifunctional vindt u onder Teller of Counter het totaal aantal afdrukken sinds ingebruikname, gesplitst in zwart-wit en kleur. Noteer die twee getallen, deel ze door het aantal maanden dat de machine er staat en u heeft uw maandgemiddelde. Werk daarna met uw piekmaand, niet met het gemiddelde: een machine die in de drukste maand op zijn maximum draait, geeft juist dan storingen.
Vuistregel voor de snelheid die u nodig heeft:
- Tot 3.000 afdrukken per maand: een compacte A4 multifunctional volstaat.
- 3.000 tot 10.000 per maand: 25 tot 36 pagina’s per minuut.
- 10.000 tot 30.000 per maand: 45 tot 55 pagina’s per minuut.
- Boven 30.000 per maand: 65 pagina’s per minuut, of een productieprinter.
Stap 4. Bepaal de afwerking en de papierlogistiek
Afwerking is waar de meeste tijdwinst zit, en waar offertes het meest uiteenlopen omdat het losse modules zijn.
- Nieten. Standaard bij veel A3 modellen als optie, tot ongeveer 50 vel.
- Perforeren. Twee- of viergaats, in dezelfde module als het nieten.
- Boekjes maken. Vouwen en nieten in de rug, voor handleidingen en programmaboekjes.
- Vouwen. Voor mailings en brieven met venstervensterenveloppen.
- Papiercapaciteit. Werkt u met meerdere formaten of papiersoorten naast elkaar, reken dan een lade per soort. Bij hoge volumes voorkomt extra capaciteit dat er elk uur iemand moet bijvullen.
Stap 5. Leasen, huren of kopen
Nu u weet welke machine u zoekt, kiest u de vorm.
- Leasen geeft een vast bedrag per maand met toner, onderhoud en service inbegrepen, meestal 36 tot 60 maanden. De gebruikelijke keuze voor een vaste werkplek.
- Huren heeft een kortere looptijd en past bij een tijdelijke locatie, een project of een proefperiode.
- Kopen is een investering ineens; u sluit apart een onderhoudscontract af.
Hoe de prijs is opgebouwd staat op wat kost een printer leasen. Wilt u de maandlasten drukken, bekijk dan ook de refurbished modellen: volledig gereviseerd, met dezelfde garantie en hetzelfde servicecontract.
Waar komt u uit?
Op basis van stap 1 tot 3 komt u in een van deze categorieen uit.
- A4, kleur of zwart-wit, tot circa 3.000 per maand → A4 multifunctional en desktopprinter
- A3, kleur, 3.000 tot 30.000 per maand → A3 multifunctional in kleur
- A3, zwart-wit, middelgroot tot hoog volume → A3 multifunctional in zwart-wit
- Hoge oplages, zwaar papier of inline afwerking → digitale productieprinters
- Zelfde machine, lagere maandlast → refurbished Konica Minolta
Weet u het na deze vijf stappen nog niet zeker, stuur dan uw tellerstanden mee met een offerteaanvraag. Wij rekenen twee of drie varianten door, zodat u het verschil ziet in plaats van moet raden. Op werkdagen binnen 4 uur.
Veelgestelde vragen over het kiezen van een multifunctional
Hoe weet ik hoeveel ik per maand print?
Lees de teller van uw huidige machine uit. Op het bedieningspaneel staat onder Teller of Counter het totaal aantal afdrukken sinds ingebruikname, gesplitst in zwart-wit en kleur. Deel dat door het aantal maanden dat de machine er staat. Reken daarna met uw drukste maand in plaats van het gemiddelde.
Moet ik A3 of A4 kiezen?
Kies A4 als u nooit groter print dan A4: die machines zijn compacter en goedkoper. Kies A3 zodra u plattegronden, posters, A3-brochures of geniete boekjes maakt. Bij twijfel is A3 de veiligere keuze, omdat een te kleine machine achteraf vervangen duurder is dan het prijsverschil per maand.
Hoeveel pagina’s per minuut heb ik nodig?
Tot 3.000 afdrukken per maand volstaat een compacte A4 machine. Tussen 3.000 en 10.000 kiest u 25 tot 36 pagina’s per minuut, tussen 10.000 en 30.000 kiest u 45 tot 55, en daarboven 65 of een productieprinter. Kies altijd ruim boven uw piekvolume.
Kan een zwart-wit machine in kleur scannen?
Ja. Konica Minolta zwart-wit multifunctionals scannen in kleur, ook al printen ze alleen zwart-wit. Voor het digitaliseren en archiveren van kleurendocumenten heeft u dus geen kleurenprinter nodig.
Wat als mijn printvolume de komende jaren verandert?
Bij lease betaalt u per afdruk, dus het klikdeel beweegt automatisch mee. Verwacht u sterke groei, kies dan een machine met ruimte in snelheid en papiercapaciteit. Verwacht u een daling, let dan op een eventuele minimumafname in het contract.
Printen in uw sector
Wat een printer moet kunnen, verschilt sterk per soort organisatie. Voor deze sectoren hebben we de eisen en de bijpassende modellen op een rij gezet.
- Onderwijs, hoge volumes in piekperiodes, printquota per gebruiker en kosten die per afdeling toe te rekenen zijn
- Zorg, veilig printen met pas of pincode, scannen naar het dossier en gegevensbeveiliging in de machine zelf
- Accountants en notarissen, snel dubbelzijdig scannen met OCR en hoge zwart-wit volumes
Vragen? Neem gerust contact met ons op
Betrouwbaar
Als Elite Partner van Konica Minolta kunnen wij u als geen ander een oplossing op maat bieden. Wij leveren alleen machines van de beste kwaliteit.
Klantgericht
Dankzij onze expertise kunnen we in iedere situatie meedenken in de best passende print- en scanoplossing. Wij leveren uit voorraad en staan graag voor u klaar!
Duurzaam
Duurzaam ondernemen staat bij ons voorop, zo is Konica Minolta het eerste bedrijf ter wereld in de print- en kopieerbranche met het duurzame Blaue Engel-certificaat.
Korte en directe lijnen
"Bij Van Triest Makelaars zijn we voor de volle 100% tevreden over Konica Minolta Offerte. Zowel de samenwerking en de communicatie als de kwaliteit van hun advies en producten zijn prima. De korte en directe lijnen en de persoonlijke ondersteuning zijn erg prettig. We worden altijd vlot en oplossingsgericht geholpen, zodat ons bedrijf nooit stil hoeft te staan."
- Reinald van Triest - van Triest Makelaars
