Wat kost een zakelijke printer leasen?

De opbouw van een leaseprijs, en waar u op let als u offertes vergelijkt.

Een zakelijke printer leasen kost een vast bedrag per maand voor de machine, plus een klikprijs per afgedrukte pagina. In die klikprijs zitten toner, onderdelen, onderhoud en storingsservice. U betaalt dus een voorspelbaar basisbedrag en daarnaast alleen voor wat u werkelijk afdrukt. Een derde kostenpost is er niet: papier koopt u zelf in.

Hoe hoog beide bedragen uitvallen, hangt af van het model, de opties, de contractduur en uw printvolume. Daarom staat er op deze pagina geen vanafprijs: een bedrag dat voor het ene kantoor klopt, is voor het andere misleidend. Wat hier wel staat is hoe de prijs is opgebouwd, zodat u een offerte kunt lezen en vergelijken. Wilt u een berekening op uw eigen cijfers, vraag dan een offerte aan: op werkdagen heeft u die binnen 4 uur.

De opbouw van een leaseprijs

Vrijwel elke aanbieder in Nederland werkt met dezelfde twee componenten. Dat is prettig, want het maakt offertes onderling vergelijkbaar zodra u weet waar u naar kijkt.

De maandtermijn. Dit is de vergoeding voor het gebruik van de machine zelf, inclusief de gekozen opties. Extra papierladen, een nietmodule, een boekjesmaker of een groter bedieningspaneel verhogen dit bedrag. De maandtermijn staat vast voor de hele looptijd.
De klikprijs. Een bedrag per afgedrukte A4-pagina, apart voor zwart-wit en voor kleur. Kleur is altijd fors duurder dan zwart-wit, omdat er vier tonersoorten aan te pas komen in plaats van een. Een A3-afdruk telt bij de meeste contracten als twee klikken.

Onder de streep betaalt u dus maandtermijn plus (aantal zwart-wit afdrukken maal zwart-wit klik) plus (aantal kleurafdrukken maal kleurklik). Meer hoeft een printcontract niet te zijn.

Zeven punten die de prijs bepalen

Vraagt u twee offertes op voor hetzelfde kantoor, dan verklaren deze zeven punten vrijwel het hele prijsverschil.

Printvolume. Hoeveel pagina’s per maand, en de verhouding tussen kleur en zwart-wit. Dit is verreweg de grootste factor.
Formaat. Een A4 machine is goedkoper dan een A3 machine. Print u nooit groter dan A4, dan betaalt u voor niets.
Kleur of zwart-wit. Een zwart-wit multifunctional heeft zowel een lagere maandtermijn als een lagere klikprijs.
Snelheid. Meer pagina’s per minuut betekent zwaardere techniek en een hogere maandtermijn, maar bij hoge volumes juist een lagere klikprijs.
Afwerking. Nieten, perforeren, vouwen en boekjes maken zijn losse modules met elk hun eigen prijs.
Contractduur. Langer spreiden verlaagt de maandtermijn. In de praktijk loopt een contract 36 tot 60 maanden.
Nieuw of refurbished. Een refurbished multifunctional drukt de maandlasten merkbaar, met dezelfde garantie en hetzelfde servicecontract.

Offertes eerlijk vergelijken

Twee offertes met dezelfde maandtermijn kunnen jaarlijks honderden euro’s uit elkaar liggen. Deze punten maken het verschil.

Reken de klikprijs mee, niet alleen de maandtermijn. Vermenigvuldig beide klikprijzen met uw werkelijke volume en tel dat bij twaalf maandtermijnen op. Pas dan vergelijkt u appels met appels.
Kijk of er een minimumafname in staat. Sommige contracten rekenen een vast aantal klikken per maand af, ook als u minder print. Bij een dalend printvolume betaalt u dan voor lucht.
Vraag naar de indexering. Veel contracten verhogen de klikprijs jaarlijks. Vraag om welk percentage het gaat en of het gemaximeerd is.
Controleer wat er buiten het contract valt. Nietjes, verhuizingen, herinstallaties en trainingen worden niet overal meegenomen.
Let op de opzegtermijn en de einddatum. Contracten die stilzwijgend doorlopen zijn de meest voorkomende reden dat bedrijven jarenlang te veel betalen.

Eerst weten wat u nu betaalt

Om te weten of een leaseaanbod gunstig is, moet u weten wat u nu kwijt bent. Bij losse apparaten is dat vaak onduidelijk, omdat de kosten over verschillende posten verspreid staan. Tel bij elkaar op:

De aanschaf van de machine, gedeeld door het aantal jaren dat u hem gebruikt
Alle toner en verbruiksartikelen van de afgelopen twaalf maanden
Onderhoudsbeurten, reparaties en losse voorrijkosten
De uren die uw eigen mensen kwijt zijn aan storingen, bestellen en bijvullen
Stilstand: wat kost het als er een dag niet geprint kan worden

Deel dat totaal door het aantal afdrukken uit de teller van uw huidige machine en u heeft uw werkelijke kostprijs per pagina. Dat getal legt u naast de klikprijs in de offerte.

Veelgemaakte fouten bij printerlease

Te klein kopen. Een machine die structureel op zijn maximum draait, slijt sneller en geeft storingen. De besparing op de maandtermijn verdwijnt in de servicekosten.
Alleen op de maandtermijn onderhandelen. Een lagere maandtermijn met een hogere klikprijs is bij een groot volume simpelweg duurder.
Kleur aanzetten voor iedereen. Kleurklikken zijn een veelvoud van zwart-wit. Met gebruikersrechten of pascodes stuurt u dat, en dat scheelt direct geld.
Wachten tot het contract afloopt. Dat hoeft niet: wij kopen lopende contracten over, ook bij een andere leverancier. Geef bij uw aanvraag door welk merk en type u nu heeft en hoelang het nog loopt.

Veelgestelde vragen over de kosten

Wat kost een zakelijke printer per maand?

De maandelijkse kosten bestaan uit een vaste maandtermijn voor de machine plus een klikprijs per afgedrukte pagina. Wat u in totaal betaalt hangt af van het model, de gekozen opties, de contractduur en vooral van uw printvolume en de verhouding tussen kleur en zwart-wit. Een offerte op basis van uw eigen cijfers heeft u op werkdagen binnen 4 uur.

Wat is een klikprijs?

Een klikprijs is het bedrag dat u per afgedrukte pagina betaalt. Er geldt een aparte klikprijs voor zwart-wit en voor kleur. In de klikprijs zitten toner, onderdelen, preventief onderhoud, reparaties en storingsservice, zodat u geen losse rekeningen voor verbruik en service meer krijgt. Een A3-afdruk telt bij de meeste contracten als twee klikken.

Is leasen duurder dan een printer kopen?

Op de aanschafprijs alleen lijkt kopen goedkoper, maar dan vergelijkt u niet alles. Bij koop komen toner, onderhoud, reparaties en de eigen uren voor beheer er nog bij, en draagt u zelf het risico op veroudering. Bij lease zitten die kosten in de maandtermijn en de klikprijs, waardoor het totaalplaatje vaak gunstiger en in elk geval beter voorspelbaar is.

Zit toner bij de prijs inbegrepen?

Ja. Toner en alle verbruiksartikelen zitten in de klikprijs en worden automatisch nabesteld. Papier koopt u zelf in.

Hoe lang loopt een leasecontract?

In de praktijk 36 tot 60 maanden. Een langere looptijd verlaagt de maandtermijn. Heeft u de machine maar tijdelijk nodig, dan is huren met een kortere looptijd de betere keuze.

Wat gebeurt er als ik meer of minder ga printen?

Omdat u per afdruk betaalt, beweegt het klikdeel van uw kosten automatisch mee. Let bij offertes wel op een eventuele minimumafname: dan wordt een vast aantal klikken per maand afgerekend, ook als u minder print.

Kan ik mijn lopende contract laten overnemen?

Ja. Wij kopen lopende printcontracten over, ook wanneer die bij een andere leverancier lopen. De overname wordt verwerkt in het voorstel, zodat u niet dubbel betaalt.

Vragen? Neem gerust contact met ons op

Betrouwbaar

Als Elite Partner van Konica Minolta kunnen wij u als geen ander een oplossing op maat bieden. Wij leveren alleen machines van de beste kwaliteit.

Klantgericht

Dankzij onze expertise kunnen we in iedere situatie meedenken in de best passende print- en scanoplossing. Wij leveren uit voorraad en staan graag voor u klaar!

Duurzaam

Duurzaam ondernemen staat bij ons voorop, zo is Konica Minolta het eerste bedrijf ter wereld in de print- en kopieerbranche met het duurzame Blaue Engel-certificaat.

Korte en directe lijnen

"Bij Van Triest Makelaars zijn we voor de volle 100% tevreden over Konica Minolta Offerte. Zowel de samenwerking en de communicatie als de kwaliteit van hun advies en producten zijn prima. De korte en directe lijnen en de persoonlijke ondersteuning zijn erg prettig. We worden altijd vlot en oplossingsgericht geholpen, zodat ons bedrijf nooit stil hoeft te staan."

- Reinald van Triest - van Triest Makelaars